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会議費は、社内会議や取引先との打ち合わせなど、業務上必要な会議にかかる費用を指します。会議室の使用料や資料代、飲食代などが含まれますが、経費として正しく処理するためには、領収書の管理や勘定科目の選定、精算フローの整備が重要です。本記事では、経理・総務担当者が押さえておくべき会議費の実務ルールを具体例とともに解説します。
→会議費の基本については「そもそも会議費とは何か？」で詳しく解説しています。
会議費として認められる領収書の条件
会議費を正確に計上するためには、レシートや領収書と併せて、以下の内容が明確にわかるものを保管しておく必要があります。
- 飲食等のあった日付
- 参加者の氏名およびその関係
- 参加者の人数
- 費用の金額
- 店舗の名称および所在地
ポイント：内容が不十分だと、税務調査で会議費として認められない場合があります。参加者リストや会議の目的もあわせて記録しておくと安心です。
会議費の勘定科目と仕訳例
会議費として計上できる費用の代表例は以下の通りです。
- 会議室のレンタル料
- 飲食代（昼食程度の範囲）
- 資料作成費用
- 会議に関連する交通費や宿泊費
ポイント：飲食費を伴う場合は、業務に関連していることが前提です。接待や贈答目的の飲食費は「交際費」として処理する必要があります。
会議費と交際費の具体例でチェック！関連記事はこちら→ [ケースでわかる会議費と交際費の違い【具体例付き】]
会議費精算フローの基本ステップ
会議費の精算フローは以下の手順で進めることが一般的です。
- 会議の実施前に予算を設定する
- 会議終了後に領収書・参加者リストを収集する
- 経理部門で費用を仕訳し、勘定科目を確認する
- 必要に応じて上長承認を得る
- 精算書を作成し、支払いを行う
チェックポイント
- 会議の目的が業務上必要であるか明確にする
- 支出内容が会議に関連しているか確認する
- 領収書や関連書類を適切に保管する
これにより、税務調査の際にもスムーズに説明が可能です。
→ 節税や税務調査対策についてはこちらも[消費税・インボイス対応はどうなる？会議費の節税・税務調査の注意点]参考にしてください。
会議費のポイントまとめ
- 領収書は必ず保管：参加人数や目的も記録
- 勘定科目の正しい選定：会議費と交際費・福利厚生費を区別
- 精算フローの徹底：予算管理～精算まで統一した手順を用意
- 飲食費の範囲：昼食程度を目安に、取引先接待は交際費として処理
※本記事は一般的な会議費の考え方を解説したものであり、すべてのケースに当てはまるとは限りません。実際の経理処理や税務上の判断については、必ず税理士などの専門家にご相談ください。
